Polityka przetwarzania danych osobowych w SPARK sp. z o.o.

Dokument ten powstał zgodnie z rozporządzeniem w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych iw sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającym dyrektywę 95/46 / WE (dyrektywa o ochronie danych), zwane dalej rozporządzeniem.

Administracja danymi osobowymi i techniczne warunki przetwarzania danych

1. Administratorem danych osobowych jest SPARK sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Chłodna 20/56, 00-891 Warszawa, NIP 5272696432, REGON: 1467212290, email: info@poland-incoming.eu, dalej SPARK.

2. Dane osobowe, opisane w niniejszym dokumencie, mogą być przechowywane na następujących warunkach:

a. na serwerze e-mail lub serwerach, dostępne za pośrednictwem programu pocztowego lub przeglądarki internetowej. Dostęp jest zabezpieczony loginem i hasłem.

b. na serwerze lub serwerach w chmurze VPS, służących do przechowywania i przetwarzania danych, dostęp jest zabezpieczony loginem i hasłem, dostęp możliwy jest przez przeglądarkę internetową lub aplikację.

c. kopia fizyczna danych (dokument fizyczny, drukowany): w biurze SPARK sp. z o.o. przy al. Solidarności 78/101 w Warszawie. Dostęp do szafki z danymi w biurze SPARK jest zabezpieczony zamkiem na klucz.

3. Hasła i loginy, o których mowa w pkt. 2 a.-c. są znane pracownikom SPARK sp. z o.o., którzy są zobowiązani do zachowania ich w tajemnicy. Klucz do szafki z danymi w biurze SPARK, o którym mowa w pkt. 2 c. jest tylko w rękach tych pracowników.

4. SPARK prowadzi ewidencję kategorii czynności przetwarzania, zgodnie z art. 30 pkt. 1-2 rozporządzenia. Rejestry te dokumentują przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych (jak opisano w pkt. 8 niniejszego dokumentu)Cele przetwarzania danych osobowych5. Dane osobowe są przetwarzane przez SPARK w celu organizowania wycieczek i świadczenia usług związanych z wycieczkami na rzecz swoich klientów.

a. dane opisane w pkt. 6 litera a. i c. (dane turystów i kierowców autobusów) są przetwarzane wyłącznie w celu zorganizowania, przeprowadzenia, realizacji określonej wycieczki lub usługi i są usuwane z baz danych SPARK w terminie 30 dni od zakończenia wycieczki lub usługi lub wygaśnięcia roszczeń prawnych, o których mowa w art. 17 pkt 3 litera e. rozporządzenia.

b. dane, o których mowa w pkt. 6 liter b., d., e., Jest przetwarzanych w celu organizacji aktualnych i przyszłych imprez turystycznych, usług i wycieczek.6. Osoby, których dane przetwarza SPARK, można opisać za pomocą poniższych kategorii:a. uczestnicy imprezy turystycznej / usługi / wycieczki (turyści): imię i nazwisko, adres e-mail, adres, numer telefonu, nr paszportu lub dowodu osobistego, a także – w przypadku usług turystyki biznesowej: nazwa pracodawcy i stanowisko być przetwarzane. Dane te są przetwarzane zgodnie z art. 6 pkt 1 lit. b. Rozporządzenia (jako administrator) lub na podstawie umowy prawnej z administratorem danych (jako podmiot przetwarzający),b. przewodnicy i piloci wycieczek: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon (przetwarzane przez SPARK na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia) (jako Administrator) lub zgodnie z umową zawartą z administratorem danych (jako podmiot przetwarzający) ,

c. kierowcy autobusów: imię, numer telefonu, przetwarzanie za pisemną zgodą.

d. kontrahenci i ich pracownicy: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko pracy, przetwarzane zgodnie z art. 6 pkt. 1 lit. b Rozporządzenia,

e. właściciele lub pracownicy biur podróży, biur, firm transportowych, muzeów, atrakcji turystycznych itp .: adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu (przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b., c., f.) Rozporządzenie). 

Zasady przekazywania danych osobowych innym podmiotom

7. Przekazywanie danych osobowych jest możliwe wyłącznie w celu zorganizowania określonej wycieczki lub świadczenia określonych usług turystycznych. Kategorie odbiorców, którym dane opisane w pkt. 6 można transferować, zostały opisane poniżej:

a. dane turystów: możliwy jest transfer do hoteli, w których przebywają turyści, do pokoju / transferu i innych cyfrowych platform rezerwacyjnych (programów lub usług online), linii lotniczych i innych firm transportowych, pilotów wycieczek i przewodników wycieczek, biorących udział w wycieczce / usłudze firmy ubezpieczeniowe, jeśli SPARK jako agent sprzedaje ubezpieczenia turystyczne oraz biura i inne instytucje państwowe w celu uzyskania wizy i innych czynności urzędowych związanych z wycieczką / usługą,

b. dane pilotów i przewodników: możliwe przekazanie ich do hoteli, do innych pilotów i przewodników, do biur podróży, do muzeów i innych atrakcji turystycznych, kierowców autobusów oraz turystów.

c. dane kierowców autobusów: możliwy transfer do przewodników i pilotów wycieczek,

d. dane właścicieli lub pracowników biur podróży, hoteli, pensjonatów, agroturystyk i podobnych miejsc, firm transportowych, muzeów, atrakcji turystycznych i innych kontrahentów SPARK zaangażowanych w organizację wycieczki itp. – możliwe przekazanie ich do pilotów wycieczek, przewodników i turystów, a także do biura rachunkowego obsługującego SPARK (jeśli dane są widoczne na fakturach).

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych

8. Może się zdarzyć, że w celu zorganizowania wycieczki / świadczenia usługi SPARK będzie przetwarzał informacje dotyczące alergii pokarmowych, specjalnych wymagań dotyczących pokoi i pomieszczeń bądź specjalnej diety. Ponieważ tego rodzaju dane mogą prowadzić do wiedzy na temat zdrowia, niepełnosprawności, przekonań religijnych lub innych, dane owe są przetwarzane w sposób zanonimizowany, aby nikt nie mógł łatwo powiązać tych szczególnych kategorii danych z konkretną osobą. Przetwarzanie powinno przebiegać podobnie jak w przykładach: „liczba posiłków bezglutenowych dla grupy”, „liczba pokoi dla osób niepełnosprawnych w grupie”. Tego rodzaju dane są usuwane z bazy SPARK w terminie 30 dni od zakończenia wycieczki lub wygaśnięcia roszczeń prawnych, o których mowa w art. 17 pkt 3 litera e. rozporządzenia.

8.1 Przetwarzanie danych, o których mowa w pkt. 6a. I pkt. 8. opiera się na zgodzie:a. pozyskane w formie pisemnej przez SPARK od podmiotu, którego dane są przetwarzane (także – w postaci cyfrowej) – gdy SPARK jest administratorem danych,b. nabyte zgodnie z Rozporządzeniem przez administratora – gdy SPARK jest procesorem danych.

8.2 W przypadku przetwarzania danych, o których mowa w pkt. 8 lit. b. SPARK wymaga pisemnego oświadczenia (jeśli to możliwe w formie cyfrowej) administratora, że akceptuje on politykę przetwarzania danych firmy SPARK. Administrator jest zobowiązany do przetwarzania danych przekazanych SPARK zgodnie z Rozporządzeniem.

8.3 Formularz zgody, o którym mowa w pkt. 8.1 litera a. i pkt 6 litera a. i c. są załącznikiem do niniejszego dokumentu.

Prawa osób, których dane są przetwarzane przez SPARK

9. Osoba, której dane osobowe przetwarza SPARK, ma prawo do:

a. dostęp

b. sprostowanie

c. skasowanie,

d. ograniczenie przetwarzania,

e. sprzeciw wobec przetwarzania,

f. transfer,

g. cofnąć zgodę na przetwarzanie danych w dowolnym momencie,

h. złożyć oficjalną skargę do organów ochrony danych, swoich danych.

9.1 Prawa wymienione w pkt. 9 powyżej mogą być realizowane na zasadach opisanych w Regulaminie.

10. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, o której mowa w pkt. 8.1, SPARK podaje jedną informację, o której mowa w art. 13 pkt. 1 i 2 rozporządzenia, tylko w przypadku braku informacji o wspomnianych danych z innych źródeł. 

Postanowienia końcowe

11. Dokument ten jest przechowywany w formie pisemnej w siedzibie SPARK, adres: al. Solidarności 78/101 w Warszawie.

12. Niniejsza polityka obowiązuje od 8 marca 2021 roku

.…………………………………………………………………… 

Agata Kabza-Papuga 

Prezeska Zarządu SPARK sp. z o.o.Warszawa, 

9.03.2021

—————————-

Aneks z 21.01.2021 – przetwarzanie danych osobowych w związku z działalnością podjablonia.orgDo dokumentu “Polityka przetwarzania danych osobowych w SPARK sp. z o.o.” z 9.03.2021 dodaje się następujące punkty:”4.1 SPARK prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych. Rejestr jest przechowywany w formie elektronicznej na serwerze należącym do administratora, wymienionym w punkcie 2. a.5.1 Dane osobowe są przetwarzane przez SPARK w ramach działalności edukacyjnej oraz o charakterze opiekuńczym, prowadzonej na rzecz seniorów, osób chorych lub z niepełnosprawnością, prowadzonej w oparciu o stronę internetową podjablonia.org oraz powiązanego z nią profilu w mediach społecznościowych na platformie Facebook (https://www.facebook.com/PodJab%C5%82oni%C4%85-107384105172066), zwanej dalej “działalnością podjablonia.org“.6.f. W ramach działalności podjablonia.org:- osoby fizyczne, nawiązujące kontakt z redakcją strony bądź profilu fb podjablonia.org: imię, nazwisko, numer telefonu, email, adres domowy, dane wrażliwe dotyczące stanu zdrowia lub niepełnosprawności, – osoby świadczące usługi opieki nad seniorami i osobami chorymi: imię, nazwisko, numer telefonu, email, adres domowy, NIP,- autorzy bądź bohaterowie tekstów ze strony podjablonia.org i wymieniony w pkt. 5.1 profil w mediach społecznościowych: imię, nazwisko, numer telefonu, email, adres domowy, NIP, stanowisko służbowe, tytuł naukowy7.1 Przekazywanie danych osobowych osób wymienionych w punkcie 6.f. jest możliwe w ramach działalności podjablonia.org, polegającej na organizowaniu opieki nad osobami starszymi, chorymi lub z niepełnosprawnością (dane wymienione poniżej w tiret 1 i tiret 2) lub edukacyjną działanością podjablonia.org (dane wymienione poniżej w tiret 3). Przekazywane dane obejmują:- w przypadku osób fizycznych: możliwy transfer danych do osób, organizacji i firm świadczących usługi związane z leczeniem i zapewnieniem opieki, do szpitali, sanatoriów, hoteli i ośrodków wypoczynkowych,- w przypadku osób świadczących usługi opieki nad seniorami i osobami chorymi: możliwy transfer do osób wyrażających zapotrzebowanie na takie usługi oraz do o osób, organizacji i firm świadczących usługi związane z leczeniem i zapewnieniem opieki, do szpitali, sanatoriów, hoteli i ośrodków wypoczynkowych,- w przypadku autorów bądź bohaterów tekstów ze strony podjablonia.org i wymieniony w pkt. 5.1 profil w mediach społecznościowych: możliwa publikacja na stronie podjablonia.org i na powiązanym z nią profilach w mediach społecznościowych. Dotyczy imienia, nazwiska i adresu email.8a. Może się zdarzyć, że w ramach działalności podjablnia.org SPARK pozyska dane wrażliwe, dotyczące stanu zdrowia lub niepełnosprawności. Przetwarzanie tych danych dokumentowane jest w rejestrze, wymienionym w pkt. 4.18.1.2 Przetwarzanie danych, o których mowa w pkt. 6.f. odbywa się na podstawie wymienionej w pkt. 8.1, którego normy stosujemy odpowiednio.8.3.1 Formularz zgody, wymieniony w pkt. 8.3 stosuje się również w przypadku przetwarzania danych osobowych, wymienionych w pkt 6.f.”Zmiany wchodzą w życie 21.01.2022.Agata Kabza-Papuga, prezes SPARK sp. z o.o.